Wie zijn eigen maatschappij beheert, moet meer dan eens geld uit eigen zak voorschieten. En het is maar normaal dat men dat geld terugkrijgt. Dit kan op drie manieren gebeuren: op basis van bewijsstukken, met een forfaitair bedrag, of door een combinatie van beide. Voor de belastingaangifte is dit van groot belang, omdat de vergoeding van kosten in principe fiscaal aftrekbaar is. Iemand mag niet belast worden op de vergoeding van werkelijk gedane beroepskosten. Men moet echter ten opzichte van de belastinginspectie zeker van zijn stuk zijn, anders dreigen represailles.
Wanneer men gedeeltelijk of volledig met forfaitaire bedragen werkt, bestaat er een groter risico dat ze geweigerd worden. De belastinginspectie zal nooit het principe van de terugbetaling betwisten, wel het bedrag. Het is niet omdat bepaalde functionarissen een forfaitaire vergoeding voor onkosten van 2.520 EUR per jaar (of 210 EUR per maand) ontvangen, dat u hetzelfde mag doen. Verre van!
- Blijf redelijk. Hoe hoger de kosten, hoe meer kans dat ze geweigerd worden.
- Hou rekening met de fiscale aftrekbaarheid van bepaalde kosten in de vennootschapsbelasting.
- Doe een inspanning en bewaar gedurende enkele maanden alle bewijsstukken voor kleine onkosten. Als u dit niet altijd kunt volhouden, dan hebt u ten minste een basis voor de bepaling van de forfaitaire kosten over een bepaalde periode.
- Ga zo gedetailleerd mogelijk te werk. Zeg niet: “Ik moet per maand 200 EUR voor forfaitaire kosten krijgen”, maar geef een gedetailleerd overzicht: per maand, 10 EUR voor postzegels, 10 EUR voor de parking, 10 EUR voor de carwash, 20 EUR voor kranten, 20 EUR voor kantoorbenodigdheden, enz…
- En let er vooral goed op dat u NOOIT terugbetaald wordt voor onkosten die rechtstreeks door uw maatschappij betaald worden, zoals telefoonkosten, als u een gsm van de maatschappij bezit, enz… Dit zou als fraude beschouwd worden!
Indien u deze adviezen volgt en, vooral, indien u redelijk blijft, dan zult u weinig problemen tegenkomen.
