Zoals we gezien hebben, kan een factuur dus na een zekere tijd verjaren, maar de opsteller ervan heeft altijd de mogelijkheid om de verjaringstermijn te onderbreken. We gaan nu bekijken wat er moet gebeuren wanneer men niet akkoord gaat met een factuur.
Niet akkoord met deze factuur!
Het kan gebeuren dat men een factuur krijgt die niet overeenkomt met het bestek, voor een levering die niet overeenkomt met de bestelling, of zelfs van een bedrijf waarbij men niets besteld heeft. Wat moet men in zulk geval doen?
Oplichters?
Laten we eerst het laatste geval behandelen: het gaat hier duidelijk om een oplichterij. Als u er zeker van bent dat u niets besteld hebt, dan zullen zij ook geen enkel bewijs hebben om hun vraag tot betalen te staven. In zo’n geval mag u de factuur gerust in de vuilbak gooien. Zeker niet betalen, want dat geld bent u dan zeker kwijt. Erger nog, sommige bedrijven vermelden in hun algemene voorwaarden dat een betaling overeenkomt met een akkoord gaan met hun facturen. U riskeert dan bovendien opgescheept te zitten met een “abonnement” waarvan u moeilijk afgeraakt! Als u de minste twijfel hebt, kunt u natuurlijk uit veiligheid met een aangetekende brief reageren en vragen dat zij u een bewijs opsturen van uw bestelling. Als het duidelijk om een oplichting gaat en zij dringen aan, moet u niet aarzelen u tot de politie te richten. Ook een klacht in bij de Algemene Directie Controle en Bemiddeling (ADCB) van de FOD Economie kan heel doeltreffend zijn (zie hieronder).
Echte facturen
Als het gaat om een maatschappij waarmee u wel degelijk een commerciële band hebt, dan mag u dit niet zo laten. U moet onmiddellijk reageren en, indien de tegenpartij u als klant wenst te behouden, hebben zij er alle belang bij, dit in der minne te regelen. Dikwijls vermelden het contract of de algemene voorwaarden een termijn binnen dewelke u moet reageren. Deze termijn is trouwens niet bij wet bepaald. Indien u deze termijn niet respecteert en te laat reageert, wordt er verondersteld dat u de factuur aanvaardt.
Hoe?
Wanneer u een factuur betwist, moet u dit ook volgens bepaalde regels doen. Het volstaat dus niet de factuur terug te sturen of te zeggen dat u er niet mee akkoord gaat. U moet nauwkeurig vermelden over welke factuur het gaat en zeggen waarom u deze betwist. U kunt bijvoorbeeld ook bepaalde eisen stellen (bijv. vragen dat bepaalde gebreken verholpen worden alvorens u betaalt) of voorstellen doen (een kredietnota vragen of zeggen dat u een deel van de som nu betaalt, en de rest na het oplossen van het probleem). En vermits u uw betwisting moet kunnen bewijzen, doet u dit best met een aangetekende brief met ontvangstbewijs. Een telefonisch contact met de maatschappij kan ook nooit kwaad, maar alleen volstaat dit niet, omdat u er geen bewijs van hebt.
Het is dus aangewezen elke binnenkomende factuur zo snel mogelijk aandachtig te bekijken en, indien u twijfels hebt, onmiddellijk te reageren. Van elke stap moet u ook elk bewijs zorgvuldig bewaren. Zo staat u sterker om uw rechten te verdedigen.
