Mailhygiëne kan ons leven redden!

1 op 4 werknemers voelt de druk om onmiddellijk te reageren op een e-mail. Zijn hierover afspraken nodig op een werkvloer?

Reageer je niet onmiddellijk op een mail? Dan ben je als werknemer vast met andere zaken bezig. Het klinkt wat cru, maar is het niet een beetje de teneur die in de bedrijven heerst? Enkele tips voor een goede mailhygiëne.

Neem je tijd om te antwoorden
Antwoorden op een e-mail hoeft niet onmiddellijk te gebeuren. Ook al denk je van wel. Ontvangstmelding kan zeker geen kwaad, bij afwezigheid is een out of office aangewezen, ook al is het maar voor een korte periode. Inhoudelijk antwoorden kan nadien.

Dringend? Bel dan even!
Reactie op een dringende mail kan ook met een telefoontje. Je krijgt de collega vaak sneller te pakken door even te bellen of binnen te wippen in zijn of haar bureau.

Verzorgde mails worden sneller gelezen
Verzorg je mails.  Het is niet alleen een vorm van elementaire beleefdheid, maar het zet ontvangers ook aan om de mail sneller te lezen. Een gestructureerde boodschap zonder uitroeptekens of hoofdletters mét een duidelijk onderwerp maken veel meer kans op een snel antwoord.

Overzichtelijke mailbox
Je ‘Postvak In’ bevat het best slechts twee soorten e-mails: de berichten die je nog niet gelezen hebt en een tiental gelezen mailtjes die nog om opvolging vragen. Alle andere berichten zet je best in een mapje.

Uitschrijven
Puilt je mailbox uit van nieuwsbrieven en promomails? Ben je werkelijk geïnteresseerd in deze items? Check het eens een week lang, schrijf je uit waar nodig. Wedden dat je mailbox er al een pak frisser uitziet? Ook je collega laten weten dat die wekelijkse mopjes echt niet nodig zijn, kan al eens helpen.

Vaste momenten om mails te checken
Je mailbox hoeft niet de hele dag ‘open te staan’. Kies enkele momenten per dag om je mails te checken. Dat kan bijvoorbeeld ‘s ochtends, na de middag en net voor je stopt met werken.

 



Lees ook de andere resultaten uit het Delta Lloyd Life gezonderzoek.

  • Twitter
  • LinkedIn
  • Facebook

, , , , ,